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¿Qué es la optimización de procesos en las empresas?
La optimización de un negocio es la práctica de incrementar la eficiencia de su operación en cualquier área de la empresa mediante la mejora de sus procesos. Dando como resultado entre otras cosas, la reducción de tiempos, riesgos o costos y, al mismo tiempo, el incremento de la calidad del producto o servicio. Lo que permite obtener mejores rendimientos de los esfuerzos invertidos y brindar mayores ventajas a los clientes que finalmente se traducirá en mayores ganancias a sus propietarios y el crecimiento de la organización.
Ejemplo: Los reembolsos de viajes (optimización de un proceso financiero)
Imagina que tu departamento de finanzas o bien el responsable de las finanzas en tu negocio tiene errores frecuentes al reembolsar los gastos por viáticos en los viajes de algunos empleados. Dado que todo el proceso se realiza en papel, se malinterpretan los números y en consecuencia se reembolsa la cantidad incorrecta, ocasionando riñas entre los empleados, pérdida de tiempo y finalmente, pérdidas económicas para el negocio.
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Para solucionar esto, el departamento de finanzas pasó a un sistema digital donde los empleados completan la cantidad en los campos del formulario y de este modo ya no hay errores de procesamiento. Increíblemente esta optimización no solo elimina los riesgos ocasionados por errores, sino que, al llevar el control de manera digital es fácil hacer un análisis de dicho proceso permitiendo que se tomen medidas para el ahorro, generando de este modo un incremento de la rentabilidad del negocio.
Las pequeñas empresas tienen poca información sobre la importancia de contar con un CRM
De acuerdo con LinkedIn 23% de los empleados que trabajan en pequeñas empresas utilizan herramientas de CRM, frente al 44% de empleados en medianas empresas. Esta estadística se une muchas otras donde se revela que las pequeñas empresas son quienes tienen menor conciencia sobre el impacto positivo que tiene el adquirir un CRM para su negocio y cómo utilizarlo. Por ello que en este artículo te diremos qué es un CRM, sus principales beneficios y cinco de las plataformas más usadas en México y el mundo.
¿Qué es un Sistema CRM?
Un sistema de gestión de relaciones con los clientes o CRM por sus siglas en ingles (Customer Relationship Management) es un sistema que integra los departamentos comerciales de la empresa: marketing, ventas y desarrollo empresarial. Este sistema permite organizar y mantener las relaciones con los clientes y mantener un fantástico sistema de gestión de relaciones, lo que es extremadamente importante tanto para pequeñas como para grandes empresas. Un sistema de CRM ayuda a los usuarios a organizar, categorizar y priorizar contactos, así como a monitorear las relaciones con clientes anteriores, actuales y potenciales.
Las libretas de direcciones o los documentos digitales aislados son herramientas que están quedando cada vez más en el pasado, transformándose en los CRM de hoy, ya que un CRM integra libretas de direcciones sofisticadas donde se puede agregar información de contacto detallada (nombre, teléfono, mail, dirección, rubro, tamaño del negocio etc.), obtener el historial de correo electrónico e incluso categorizar los contactos en grupos y mucho más.
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Ventajas de tener un CRM
Todo buen negocio depende de relaciones con los clientes bien formadas y cultivadas. Cuando se adquiere un producto o servicio, sucede mucho más que una simple transacción de compra, la información de dicha transacción como: ¿dónde encontró el cliente información sobre el producto?, ¿cuánto tiempo tardó el cliente en realizar la compra?, ¿qué motivo al cliente a realizar la compra? etc. Las respuestas a preguntas como estas sientan las bases de los datos que se almacenan en el CRM. A la larga, los datos y el análisis proporcionados por un sistema CRM pueden resultar un activo invaluable para la empresa.
Al actuar como depósito central de toda la información relacionada con clientes actuales y potenciales, un sistema de CRM ayuda a una empresa, desde marketing y ventas hasta las relaciones públicas de las siguientes maneras:
- Mejora de los niveles de satisfacción del cliente: cuanto más sepas sobre tu cliente (sus comportamientos, preferencias y necesidades), mayores serán tus posibilidades de satisfacer sus necesidades y ganar su confianza. Un sistema CRM ayuda a las organizaciones a seguir y analizar el canal de ventas a lo largo de sus distintas etapas.
- Aumenta los ingresos de la empresa: al ayudar a desarrollar la formulación de la estrategia y erradicar los prospectos muertos (clientes que ya no se espera que conviertan), los CRM´s permiten a las empresas realizar un marketing dirigido y eficiente que conduce a picos de ingresos positivos a partir de la segmentación del mercado.
- Optimización del canal de ventas: un canal de ventas es el proceso que comienza con la primera interacción realizada con un cliente y continúa hasta que se realiza una compra real. Mediante el uso de un CRM, las empresas pueden optimizar sus canales y predecir los ingresos esperados al descubrir la tasa de abandono típica de sus clientes y eliminar los cuellos de botella del embudo de ventas.
Top 5 CRM´s más confiables para PYMES en México en 2022
1. Salesforce
Si bien Salesforce es quizás el gigante CRM líder en el mercado, experto en administrar las operaciones de empresas de nivel empresarial, también ofrece soluciones para pequeñas empresas.
Como todos los sistemas de CRM que hablaremos en este artículo, Salesfoce proporciona una solución todo en uno para las operaciones de ventas, servicios y marketing, en este caso la herramienta ofrece planes competitivos para empresas más pequeñas. El paquete Essentials proporciona ventas y servicio al cliente en una aplicación simple por solo 25 dólares por usuario al mes.
En general, la interfaz de Salesforce es intuitiva y está enfocada en las ventas, pero puedes personalizar funciones como informes para satisfacer tus necesidades comerciales y personalizar la experiencia de usuario. Cuenta con herramientas de comunicación interna como llamadas en pantalla, la creación fácil de una base de conocimiento del cliente, exportación de datos, plantillas de correo electrónico e integración de herramientas de terceros con aplicaciones como Slack.
2. Zoho CRM
Este CRM se encuentra valorado como uno de los principales competidores en el mercado y de acuerdo con estadísticas realizadas por built with es uno de los más utilizados en México. Este CRM tiene un plan gratuito que te recomendamos usar para que te familiarices con la herramienta.
Dentro de sus principales ventajas que te brindarán mucha confianza es su facilidad de uso y la basta integración de recursos que satisfacen tanto a pequeñas empresas como a grandes corporaciones que necesitan soluciones personalizadas y escalables. Puedes automatizar tareas esenciales del proceso comercial, realizar un análisis de datos multicanal, es decir, examina interacciones de varias fuentes, como tu sitio web, llamadas telefónicas y, también, redes sociales. Tienes la posibilidad de tenerlo en el móvil, integrar aplicaciones importantes, así como, revisar y tomar decisiones basadas en datos de tiempo real.
3. HubSpot
HubSpot es una solución de CRM ideal para pequeñas empresas que recién comienzan. Si bien hay varios planes de pago, también puedes comenzar de forma gratuita con la cual será suficiente para comenzar a crecer.
Si tienes una cuenta de HubSpot CRM gratuito puedes beneficiarte de las herramientas que te ayudan a administrar y mantener nuevos clientes potenciales como: informes de tablero, información de la empresa, seguimiento de acuerdos y gestión de canalización, bajo una representación y configuración simple y rápida. Además, podrás organizar el recorrido que tienen tus clientes a lo largo del proceso de compra mediante el seguimiento de correos electrónicos y plantillas, llamadas en pantalla y administración de contactos. Puedes disfrutar de la integración de más de 300 aplicaciones de terceros como Slack, así como, dar seguimiento y análisis de los procesos para el incremento de la generación de prospectos. Por supuesto también puedes utilizarlo en el móvil.
Cabe mencionar que este CRM es uno de los más reconocidos del mercado por su simplicidad y eficiencia, recursos de conocimiento que brindan a clientes y no clientes en temas de Marketing, Ventas y atención al cliente, así como, la preferencia de grandes marcas a nivel mundial.
4. Monday.com
Monday.com es uno de los proveedores más reconocidos en servicios de CRM. Su software hace que el trabajo de tu equipo sea extremadamente fácil con la amplia lista de características y un diseño de usuario sumamente estético. Ya sea que gestiones clientes potenciales, flujos de ventas o incorporaciones de clientes, monday.com se personaliza por completo para que tu equipo comience de inmediato, sin necesidad de capacitación y puedes utilizarlo en el móvil.
El plan Individual (donde se permiten hasta 2 usuarios) es gratuito e ideal para profesionales independientes que quieren hacer el seguimiento de sus tareas y trabajos.
5. Pipedrive
Pipedrive estado trabajando desde 2010 para proporcionar CRM de ventas y software de gestión de canalizaciones de última generación para empresas de todos los tamaños. Es muy recomendado por expertos en Marketing y Ventas ya que, entre otras cosas, este CRM permite: dar seguimiento a las comunicaciones con el usuario, crear formularios web para medir la satisfacción de los clientes y evaluar el rendimiento de la empresa en relación a sus objetivos. Tiene excelentes valoraciones de los usuarios y puedes usarlo en tu móvil y solicitar una prueba gratuita o demostración antes de adquirirlo.
En Flux Financiera somos una SOFOM comprometida con el crecimiento de las PYMES en México especializados en factoraje financiero, una excelente herramienta de financiamiento para obtener liquidez inmediata que te permita enfocarte en aumentar la rentabilidad de tu negocio y su crecimiento.
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