Compartir la entrada "Top 10 mejores Softwares de Contabilidad y ERP´s para PYMES"
De acuerdo con un estudio de Microsoft el 83 por ciento de las PyME´s en México adquirió herramientas de tecnología a causa de la pandemia por el COVID-19. Tecnologías que van desde obtener computadoras portátiles hasta priorizar el software para videollamadas y almacenamiento en la nube. De acuerdo con este mismo estudio, un 77 % continuará implementando tecnología tras la pandemia.
Dentro de los cambios tecnológicos que las Pymes han considerado ante la pandemia se encuentran las siguientes:
- Trabajo remoto en un 49%, especialmente para las pequeñas y medianas empresas.
- Reinvención del objetivo de negocio con un 42%.
- Adopción de tecnologías en un 28% y las estrategias de marketing digital con un 26%.
- Para las micro, el aspecto más relevante fue la reinvención del objetivo y la estrategia del negocio con un 43%.
Pero ¿qué pasa en materia de gestión financiera y contable? En el año 2013, las tecnologías de la información (TI) en materia de gestión empresarial (ERP) de las pequeñas y medianas empresas (PyME´s) en México era de 5.9%, una de las cifras más bajas en América Latina. Tras la pandemia, la concientización de la importancia de este tipo de tecnologías para las empresas cambio drásticamente, impactando de manera importante la visión de las pequeñas empresarias y empresarios para incorporar la tecnología en sus negocios como medio de optimización de procesos y reducción de costos, un cambio que beneficiará al crecimiento de las empresas a medida que se desarrolle una transformación tanto en su personal como en sus procesos.
Este articulo lo dedicamos a aquellos dirigentes de PyME´s que se encuentren en ese proceso de cambio y deseen conocer cuáles son las plataformas tecnológicas que facilitan la recopilación de información contable y financiera y apoyan el crecimiento de las empresas. Es importante recordar que parte fundamental para obtener financiamiento es la presentación correcta de información financiera el negocio, un desafío para la mayoría de las pequeñas empresas.
¿Qué es un sistema contable?
Existe una visión familiar para muchas PyME´s y los sistemas contables juegan un papel clave para facilitar y monitorear el elemento vital de una empresa: las transacciones financieras.
En una plataforma o sistema contable encontrarás módulos como libro mayor, asientos de diario, cuentas por pagar y por cobrar, facturación, activos fijos, etc. todo esto en un software de contabilidad típico. A partir de ahí, puedes generar informes financieros básicos, como estados de pérdidas y ganancias, balance general, flujo de efectivo etc.
Al registrar e integrar los aspectos financieros de las transacciones de una PyME, un software de contabilidad brinda a los empresarios una visión instantánea de la salud financiera de la empresa en cualquier momento. Un buen software de contabilidad también asegura una contabilidad financiera y de costos eficiente y precisa de una PYME. Al integrar la contabilidad financiera y de costos en un solo sistema, esto permite a los usuarios realizar registros financieros dentro de un conjunto de cuentas, lo que a su vez facilita el acceso rápido a la información correcta.
Si esto mismo lo realizas en varias hojas de cálculo de Excel, corres el riesgo de exponer datos inexactos y de generar mayores ineficiencias laborales. Donde el software de contabilidad se queda corto es en su capacidad limitada para anticipar fácilmente las demandas del mañana; esto requiere un verdadero sistema integrado que permita transacciones e información fluidas en toda la organización.
Qué es un Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) es un tipo de software que usan las empresas para administrar las actividades diarias, como la contabilidad, el abastecimiento, la administración de proyectos, el cumplimiento y la gestión de riesgos y las operaciones de la cadena de suministro. Un buen sistema ERP también debe fácilmente integrarse con otras soluciones como punto de ventas, comercio electrónico, escáneres de códigos de barras o RFID y así sucesivamente. Más importante aún, un buen sistema ERP está diseñado para ser escalable, por lo que puede crecer junto con tu negocio.
Los sistemas de ERP unifican una gran cantidad de procesos del negocio y habilitan el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales compartidos por una organización desde diversas fuentes, los sistemas de ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan la integridad de los datos con una sola fuente de verdad.
¿Deberías tener un sistema de contabilidad o un ERP?
Existen diferencias reales y funcionales entre un software de contabilidad y un ERP. Compararlos sería como comparar manzanas con naranjas y preguntar cuál es mejor. El mejor enfoque sería preguntarse en qué momento del crecimiento de mi empresa me encuentro para usar uno u otro. Inicia haciéndote unas preguntas:
- ¿Cómo estamos registrando la información contable y financiera del negocio?
- ¿Cuándo es el momento adecuado para dejar nuestro sistema de contabilidad actual?
Como ya lo decimos anteriormente, tanto los sistemas de contabilidad como los sistemas ERP incorporan múltiples funcionalidades en un solo sistema. La diferencia radica en que el software de contabilidad se centra en funciones relacionadas con la contabilidad, mientras que los sistemas ERP son sistemas escalables con funcionalidades que abarcan toda la organización.
Para la mayoría de las pequeñas y nuevas empresas, un sistema moderno de contabilidad integrado es suficiente para satisfacer sus necesidades. Pero a medida que crecen, se darán cuenta de que carecen de la capacidad para administrar sus procesos en todos los departamentos de manera efectiva. Además, desde la perspectiva de los datos, descubren que carecen de una única versión de la verdad.
Te damos tres preguntas para ayudarte a evaluar si es un buen momento para invertir en un software ERP para tu PYME:
- ¿Utilizas diferentes sistemas para gestionar diferentes procesos?
- ¿Son sus procesos contables lentos y tediosos?
- ¿Se necesita mucho tiempo para obtener la información que necesita?
Para las PyME´s en crecimiento, sus ejecutivos quieren una visión holística del negocio siempre que lo necesiten, mientras que sus otros empleados esperarán obtener información precisa para poder hacer su trabajo más rápido.
Para que esto suceda, sus ejecutivos y personal necesitarán un acceso rápido y sencillo a datos precisos en tiempo real. Si tu PyME aún concilia manualmente hojas de cálculo, encontrarás que es casi imposible obtener esa velocidad de acceso rápidamente.
Las pymes en crecimiento que aún dependen del software de contabilidad pueden encontrar que las funcionalidades del software son insuficientes para cumplir sus objetivos; el siguiente paso natural será pasar a un software ERP.
Principales ventajas de software de contabilidad
- Aumenta la seguridad del proceso.
- Optimiza la contabilidad y los procesos fiscales.
- Facilita la adaptación a cambios imprevistos.
- Simplifica el proceso de creación de reportes financieros.
- Disminuye las probabilidades de errores.
Principales softwares de contabilidad 2021
1. Wave
Precio: este software es gratuito; sus funciones de facturación y procesamiento de pagos tienen tarifas por evento.
Wave es un software de contabilidad que está cien por ciento basado en la web, por lo que solo necesitas una conexión a Internet y un navegador usarlo. ofrece planes para usuarios de un alto rango empresarial; pero en su versión gratuita brinda soluciones increíbles para las necesidades de una empresa micro, pequeña o mediana como:
- Seguimiento ilimitado de ingresos y gastos.
- Seguimiento del impuesto a las ventas sobre ingresos y gastos.
- Agrega socios, colaboradores o contables ilimitados.
- Sistema de doble entrada totalmente funcional.
- Genera estados financieros para fin de año.
- Potentes informes sobre facturas y facturas vencidas, flujo de caja, ganancias y pérdidas y más.
- Conexiones bancarias y de tarjetas de crédito ilimitadas.
- Organiza fácilmente los ingresos y los gastos en categorías de impuestos.
- Ejecuta múltiples negocios en una cuenta.
- Visualiza instantáneamente cómo se está desempeñando tu negocio en tablero.
Puedes vincular el número de cuentas bancarias y tarjetas de crédito que quieras y no hay límite en el número de colaboradores. Ofrece herramientas de escaneo para recibos y de facturación: los recibos escaneados se ingresan automáticamente en las transacciones de contaduría. También te da la posibilidad de instalar una aplicación móvil (Android e iOS) para que puedas ingresar y consultar tu información desde el lugar que quieras.
2. Quickbooks
Precio: cuenta con tres planes que van desde150.00 MXN mensuales para un usuario más el contador hasta 1000.00 MXN para 25 usuarios más el contador y permite monitorear inventarios.
Es un sistema de contabilidad integral en la nube para que accedas desde cualquier dispositivo y te permite gestionar toda tu contabilidad desde un mismo lugar. Registra los CFDI que recibes de tus proveedores, ingresa cada uno de tus gastos, crea categorías, selecciona la cuenta, fecha y forma de pago y elige los impuestos correspondientes. Este software te da hasta 70 reportes como: informes de ventas, reportes de pérdidas y ganancias, flujo de efectivo, cálculo de rentabilidad, flujo de efectivo, análisis de costos y mucho más. La versión básica te permite:
- Genera y timbra facturas ilimitadas
- Controla ingresos y egresos
- Carga datos de clientes y proveedores
- Importa información de tu banco
- Consulta +50 reportes financieros
- Agrega el logo a tus facturas
- Crea y envía cotizaciones
- Conciliación bancaria
- Asistencia para configuración
- 1 usuario más el contador
3. Senior Conta
Precio: es un programa de contabilidad gratuito con opción de descarga y contratación de servicios desde 267 USD.
Senior Conta es un software de contabilidad donde podrás gestionar todas las operaciones y registros que necesitas si eres dueño de una micro, pequeña o mediana empresa.
Es potente e intuitivo que genera informes como balance de situación financiera, control presupuestario, análisis de explotación, análisis patrimonial, ratios financieros y permite conocer los ingresos y los gastos de cada departamento o sección de la estructura de la empresa, a través de la contabilidad analítica según el actual plan general contable Es una solución que te permite tener múltiples usuarios, no limita la cantidad de información a la que puedes acceder y ofrece funciones para generar informes, estadísticas y diagnósticos que reducirán al mínimo todas las irregularidades de contabilidad que podría tener tu negocio.
4. Nubox
Precio: Comienza desde 60 USD al mes
Nubox es una empresa de Servicios de Software que ofrece un servicio en la nube para que pequeñas y medianas empresas puedan administrar y gestionar sus empresas 100% online y tener toda su información contable y administrativa en un mismo lugar, siempre actualizada.
Nubox tiene tres productos enfocados en empresas: facturación y cobranza, remuneraciones y contabilidad. De esta forma puedes generar documentos de ventas, cobrar y mantener un completo registro contable de todos los movimientos. Además, con el producto de remuneraciones puedes gestionar a tus equipos de forma remota generando liquidaciones de sueldo, automatizando pagos y manteniendo la nómina actualizada. Todo de forma simple y automatizada para que los emprendedores ahorren tiempo en digitar y se enfoquen en crecer su empresa. Además, se integra con el CRM de HubSpot, Shopify, pagofacil etc
La membresía básica incluye:
- Recaudación y cobranza
- Gestión de compras y ventas
- Flujo de caja y reportes
5. ZipBooks
Precio: plan gratuito y planes de pago desde 15 USD mensuales.
Esta plataforma ofrece un plan gratuito llamado ZipBooks Starter. La ventaja es que tendrás la posibilidad de actualizarte a cualquiera de sus versiones de paga, con más características, en el momento que lo necesites; por ejemplo, cuando tu negocio comience a expandirse y requerirás más funciones o capacidades.
Incluye facturación y registros ilimitados; además puedes pagar con tarjeta de crédito o PayPal. Está disponible para cualquier explorador de internet y también para iOS. La desventaja que tiene es que solo puedes vincular una cuenta bancaria a la aplicación.
Principales ventajas de un ERP
- Planificación realista de los escenarios futuros.
- Mayor control y trazabilidad.
- Predicción de resultados a lo largo del tiempo.
- Integración con el resto de las áreas de la organización.
- Reducción de costos y optimización de flujos de trabajo.
- Producción escalable.
6. NetSuite Oracle
Precio: No cuenta con versión gratuita, este ERP está disponible a partir de USD 499.00 por mes.
Este software de gestión empresarial incluye ERP, CRM, Inteligencia de Negocios, así como, eCommerce. Una de las grandes ventajas que ofrece este software es que es completamente adaptable a las necesidades de tu empresa, pues el proveedor de tu sistema ERP realiza un análisis previo de las necesidades de la organización para que el ERP se adapte plenamente a tu empresa y su tamaño.
7. Intelisis ERP
Precio: No cuenta con versión gratuita y el monto de inversión puede variar dependiendo de distintos factores como número de licencias, metodología de implementación, modelo de venta infraestructura o procesos de negocio.
Intelisis ERP es la solución de gestión empresarial que integra toda tu administración y operación de manera inteligente. Accede y controla la información que generas a diario en las diferentes áreas clave de tu empresa, permite que todos trabajen bajo los mismos lineamientos, mediante el registro de cada movimiento en línea y tiempo real, mismo que se va desarrollando de forma lógica e intuitiva dentro de un flujo operacional determinado.
Este ERP está posicionado dentro de los 3 mejores sistemas administrativos a nivel nacional, contando con el 20.4%* de participación en el mercado PyME.
8. Prometec
Precio: No cuenta con versión gratuita, sin embargo, cuenta con precios muy accesibles acordes a las necesidades de cada organización.
Esta plataforma es una herramienta tecnológica inteligente que permite la visualización, administración y control de la información financiera para la toma de decisiones asertivas en los negocios.
Se especializa en brindar soluciones para instituciones financieras que otorgan factoraje financiero con distintos módulos como: Monitor de riesgo que sirve para la identificación de riesgos, financieros, crediticios y fiscales, propios, de proveedores y clientes. Backoffice Factoraje que tiene un servicio de administración de documentación con resguardo y Bóveda y factura donde se puede validar tus facturas con un dashboard y genera reportes. Asimismo, esta plataforma incluye módulo de Big Data donde a través de la inteligencia artificial puedes llevar a cabo la predicción de información tanto financiera como de las demás areas de la empresa.
Decidimos incluir esta plataforma ya que en Flux Financiera tenemos una excelente experiencia con esta herramienta tecnológica y ha sido clave para nuestro propio crecimiento.
9. Odoo ERP
Precio: Esta plataforma va desde los $6.00 USD por usuario al mes.
La implementación de este ERP te permitirá tener un manejo correcto de la información para mejorar la distribución de los recursos de la compañía ya que podrás manejar en un solo lugar la gestión empresarial:
- Gestión de clientes,
- Gestión de RRHH (nómina),
- Punto de venta
- Gestión de producción (MRP)
- Gestión financiera, entre otros.
10. Holded
Precio: sus programas van desde al que es gratuito hasta el premium por 150 euros al mes.
Es un software idóneo para pequeñas empresas, pues es una plataforma visualmente muy atractiva y fácil de usar, marcado esto como uno de sus puntos positivos de acuerdo a la opinión de sus usuarios; puedes usarlo desde cualquier dispositivo y lugar gestionando:
- Contabilidad
- Facturación
- Inventario
- CRM
- Recursos Humanos
Esperamos que esta información te sea de utilidad para elegir la herramienta tecnológica que mejor se ajuste a tus necesidades. Reiteramos que es vital la utilización de la tecnología para el bienestar de las finanzas de tu empresa y su crecimiento.
En Flux Financiera somos una SOFOM comprometida con el crecimiento de las PYMES en México especializados en factoraje financiero, una excelente herramienta de financiamiento para obtener liquidez inmediata que te permita enfocarte en aumentar la rentabilidad de tu negocio y su crecimiento.
Si deseas más información contáctanos con tus dudas y uno de nuestros asesores te brindará la atención que necesitas.
