- El papel de los departamentos para sobreponerse al COVID-19

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El papel que juega cada departamento en una empresa y las medidas que deben llevar a cabo para sobreponerse al coronavirus es un tema central, pues al tiempo que las empresas de distintos rubros y tamaños se esfuerzan por sobrellevar el duro impacto ocasionado por la emergencia sanitaria del Coronavirus (COVID-19), donde se han visto afectadas, no sólo las metas y objetivos de las organizaciones, sino la supervivencia misma en muchos de los casos (PyME´s en su mayoría), llega una nueva realidad, un escenario poco alentador si hacemos el recuento de los daños, pero donde no hay espacio para el conformismo, comienza a reactivarse la economía adoptando nuevos paradigmas, y con ello, la meta más importante de todas, ser cada vez más competitivos. En días pasados la Comisión Económica para América Latina (Cepal), advirtió que hay 500,000 empresas formales en México están en riesgo de desaparecer en los próximos seis meses, pertenecientes al comercio al mayoreo y menudeo, el turismo, la manufactura, automotriz, autopartes, construcción, servicios e industrias culturales. Ante este difícil reto ¿cuál es el papel de las distintas áreas de la empresa para afrontar los daños y llevar a la organización hacia la recuperación y el crecimiento a pesar de las circunstancias? En este artículo, compartimos de acuerdo a un estudio realizado por Deloitte, las acciones que están llevando a cabo las multinacionales para minimizar los riesgos, y algunas recomendaciones para adecuarlas a tu organización, independientemente de su tamaño o rubro.

La Dirección general / Consejo de Administración

La alta dirección lleva el timón del barco y su papel es diseñar una estrategia para la continuidad del negocio, el bienestar de los empleados y garantizar la toma de decisiones flexible y asertiva.

• Analizar las pérdidas ocasionadas por la crisis e identificar las consecuencias que la pandemia podría seguir ocasionando.
• En función de los números, evaluar nuevamente el plan anual, haciendo una predicción de si se logrará o no alcanzar los objetivos planteados a principios de año y elaborar un plan que se ajuste a la nueva realidad, con estimaciones razonables para las metas del siguiente año.
• Comunicar y analizar constantemente el estado de la empresa de forma transparente.
• Organizar cada departamento para implementar procesos comerciales y operativos bajo las premisas: potenciar fortalezas, identificar oportunidades y mitigar riesgos.

Dirección de Finanzas

Su principal papel es asegurar la continuidad del negocio a través de medidas financieras y fiscales.

• Evaluar el impacto financiero ocasionado por la crisis, analizar el estado actual de las cuentas por cobrar, formular un modelo de previsión financiera de emergencia, analizar los riesgos de liquidez, predecir las posibles demoras de pagos y reducir costos innecesarios. Al mismo tiempo,
  la empresa debe buscar el apoyo del gobierno y de instituciones financieras lo antes posible.
• Trabajar en conjunto con el departamento comercial y de administración para idear estrategias y asesorarse sobre las posibles instituciones de financiación, vigilar la utilidad de los fondos y aplicar medidas de respuesta durante la pandemia.
  
• Informarse y analizar continuamente las leyes y normativas emitidas durante el período de crisis.

En Flux Financiera tenemos el compromiso de apoyar a las PyME´s mexicanas en estos momentos de crisis, te invitamos a visitar nuestras alternativas de financiamiento a través de tus cuentas por cobrar para prevenir, o bien, reaccionar oportunamente para mantener la estabilidad de tus operaciones.

Recursos Humanos

Su papel es fundamental, ya que es en éste donde recae la responsabilidad de fomentar una cultura organizacional resiliente, ágil y con una comunicación fluida.

• Organizar con los distintos departamentos las medidas que se llevarán a cabo para asegurar la salud y el bienestar mental y físico de todo el personal, dentro y fuera de las instalaciones.
• Implementar actividades que ayuden a toda la organización a transitar este período con una actitud resiliente y creativa.
  
• Establecer un mecanismo de comunicación de información positiva para empleados, clientes y proveedores, creando documentos de comunicación estandarizados y transparentes, tales como, políticas y manuales de prevención y control sanitario.

Tecnología de la información

Este departamento debe asegurar un funcionamiento estable de la colaboración remota, así como el de los distintos sistemas de la empresa para operar, tanto de manera interna como para brindar un buen servicio al cliente.

• Evaluar la estabilidad de la infraestructura tecnológica. Estableciendo un sistema de almacenamiento, así como, copias de seguridad de la información.
• Garantizar el buen funcionamiento de las plataformas de trabajo remoto.
• Actualizar los dispositivos de software y hardware que dan apoyo al teletrabajo. Al mismo tiempo, considerar la posibilidad de establecer otros métodos de comunicación, siempre sujetos a una estricta vigilancia de transmisión e intercambio de información confidencial, así como, la seguridad informática.
• Establecer una vigilancia en tiempo real de los servidores en la nube.

Unidades de Negocio

Deberán evaluar las repercusiones del COVID-19 y mitigar los riesgos, dando atención a las posibles oportunidades de negocio durante este período, adaptándose rápidamente a los cambios y de manera responsable. Llegar al público objetivo fortaleciendo todos los canales de comunicación digital, ideando nuevas formas de atraer ingresos a la organización.

Es importante que toda la organización actúe con responsabilidad social. Cabe destacar, que la publicación de información corporativa responsable sobre la crisis mejorará la imagen pública de la marca o empresa, aplicando la responsabilidad social desde las perspectivas de la sociedad, la economía, la estabilidad de los empleados y la buena disposición de las relaciones con las autoridades en su conjunto.